Vergader minder, maar gerichter
In veel bedrijven behoort vergaderen stilaan tot een van de hoofdactiviteiten. Of het vergaderen is toegenomen sinds corona, valt moeilijk te zeggen. “In de sociale wetenschappen is er weinig onderzoek naar de vergadercultuur, terwijl het een belangrijk fenomeen is dat vaak als problematisch wordt ervaren.”
Aan het woord is Rudi Laermans, emeritus professor in de sociologie aan de KU Leuven. In zijn afscheidscollege sprak hij over de vergadermaatschappij of de kleine sociologie van de organisatorische ongezelligheid. “De meest voor de hand liggende verklaring is dat onderzoekers of professoren al zoveel vergaderen dat ze dat niet nog eens willen doen voor onderzoek. Ze hebben er bij wijze van spreken een intuïtieve afkeer voor. Er bestaan wel tal van handboeken voor managers met tips om efficiënt te vergaderen, maar die zijn niet onderbouwd met wetenschappelijk onderzoek.”
Meer uitbesteding
Hoewel het moeilijk te kwantificeren is, zijn er wel een aantal tendensen die erop wijzen dat we meer vergaderen dan vroeger. Een van de oorzaken is de democratisering binnen organisaties. “Vanaf de jaren zestig krijg je een soort inspraakrevolutie, in zowel het onderwijs als in het bedrijfsleven”, legt Rudi Laermans uit. “Je ziet dat ook duidelijk op het niveau van de overheid. Als er tegenwoordig iets gepland wordt, dan gaat dat gepaard met eindeloos veel vergaderingen met bewoners. De tendens tot inspraak brengt nu eenmaal veel vergaderen met zich mee.”
Ik zie vergaderingen vaak als een vuilnisbak waarin van alles gegooid wordt, zoals gevoelens of de vraag om erkenning.
Een tweede oorzaak is de neoliberalisering van het management. Vroeger hadden mensen een vaste job op kantoor, maar vandaag wordt steeds meer uitbesteed aan freelancers die op projectbasis werken. “Al die freelancers moet je coördineren, want ze werken aan flexibele projecten waarvan je nog niet weet welke richting ze zullen uitgaan. Er zijn meer vergaderingen nodig om te overleggen, omdat er minder mensen in huis zijn met een vast takenpakket.”
Ten slotte worden mensen ook meer afgerekend op hun prestaties. “Ook hiervoor zijn meer vergaderingen nodig om die zogenaamde prestatie-indicatoren te beoordelen.”
Lees het volledige artikel in het juninummer van Ondernemen.